منظومة الفوترة الإلكترونية
أعلنت هيئة الزكاة و الدخل السعودية في مارس الماضي عن إطلاقها لمنظومة “الفوترة الإلكترونية” ، و ذلك لمواكبة الإجراءات الضريبية العالمية ، و الحد من حالات التستر التجاري.
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
هو مستند رقمي يتم إعداده و التوقيع عليه إلكترونياً ، يثبت معاملات السلع و الخدمات ، ويتم إرساله و إستلامه من خلال منظومة الفواتير الإلكترونية ،
و يحتوي على جميع متطلبات الفاتورة الضريبية ، كما يتم مراجعته و التحقق منه لحظياً من جانب مصلحة الضرائب ،
و يتم تقديم تلك الفواتير إما كوثيقة إلكترونية بصيغة ملف pdf أو على موقع ويب .
أما الفاتورة المكتوبة بخط اليد أو المصورة بماسح ضوئي فلا تعتبر فاتورة إلكترونية ،
فالفاتورة الألكترونية هي بديل للأسلوب التقليدي الذي يتضمن إرسال الفواتير الورقية للعميل و دفعها يدوياً نقداً أو شيكات.
ما هي منظومة الفوترة الإلكترونية؟
هي عملية تحويل الفواتير الورقية مثل المكتوبة بخط اليد أو المصورة بماسح ضوئي إلى عملية إلكترونية ،
بحيث يتم تبادل الفواتير و معالجتها بصيغة إلكترونية منظمة بين المشتري و البائع ،
فيتم إنشاء الفواتير بشكل رقمي عن طريق برامج و معدات إلكترونية و أنظمة مختلفة ،
و من ثم إرسالها للشخص المطالب بالدفع عن طريق بوابة فوترة إلكترونية أو عن طريق البريد الإلكتروني.
ماذا تتضمن الفاتورة الإلكترونية؟
لا تختلف الفاتورة الإلكترونية عن الفاتورة التقليدية ، و غالبا ما تكون نسخة رقمية من الفاتورة الورقية نفسها ، فهي تضمن المعلومات المتعلقة بالدفع مثل: الكمية ، بيانات البائع و المشتري ، التاريخ و شروط الدفع ،
و تتميز الفواتير الإلكترونية عن التقليدية أيضاً بأنه بإمكان البائع إضافة رابط إلكتروني يُمكّن المشتري من الوصول إلى بوابة دفع إلكتروني تُمكنه من الإطلاع على الفاتورة و تسديدها بشكل مباشر.
و من خصائص منظومة الفواتير الإلكترونية وجود رقم فريد لكل فاتورة ؛ و هو ما يسمى بالرقم التعريفي UUID ، و هو يختلف عن رقم الفاتورة الداخلي للشركة.
كما انه يوجد محتوى و شكل موحد لكل فاتورة داخل المنظومة مع التأكيد أن هذا الشكل لن يتغير داخل الشركة.
عناصر الفاتورة الضريبية :
- نوع الفاتورة.
- الرقم التسلسلي.
- سعر السلعة أو الخدمة.
- اسم و عنوان المتجر.
- الرقم الضريبي.
- مبلغ ضريبة القيمة المضافة.
- الكمية المباعة.
- تاريخ إصدار الفاتورة.
- إجمالي المبلغ.
- QR Code أو رمز الاستجابة السريع.
- وصف السلعة أو الخدمة.
مميزات منظومة الفوترة الإلكترونية:
الحد من تعاملات الأقتصاد الخفي:
هو الهدف الأساسي من تنفيذ قانون الفوترة الإلكترونية ؛ فالأقتصاد الخفي يقصد به الأقتصاد الذي لا يخضع لأدارة و رقابة الحكومة .
فهو يتضمن التستر في العمليات التجارية ، و إخفاء المدخلات و المخرجات عن أعين الدولة ، مما ينتج عنه التهرب من الأستحقاقات الدولية المفروضة.
سهولة تعديل الفواتير و الإعتراض :
يمكن بسهولة الأعتراض و التعديل على الفاتورة دون الحاجة للتواصل مع مصدر الفاتورة أو زيارته ،
فمن الممكن أن يحتاج البائع أو العميل إلى تعديل بعض البيانات قبل تسديد الفاتورة مثل المبلغ المفترض تسديده ، و تفاصيل المنتجات و الخدمات المطلوبة ، أو تفاصيل أساسية مثل أسم و عنوان مستلم الفاتورة و غيره من الأمور .
سهولة تنظيم و إدارة الفواتير :
بمجرد إعتمادك على نظام الفوترة ستتمكن من الأحتفاظ بجميع فواتيرك في مكان واحد ، كما يمكنك الرجوع إليها عند الحاجة و البحث حينها سيكون بسهولة و سرعة متناهية ،
و هذا على عكس الفواتير التقليدية و أستخدام دفاتر حسابات يمكن أن تتلف بعد إستكمال عملية الدفع.
سريعة و آمنة :
يتيح لك نظام الفوترة الإلكترونية نقل و إدارة الفواتير و البيانات بشكل فعال و سريع ،
ففي حالة الفواتير التقليدية كان هناك العديد من العمليات اليدوية التي تستغرق وقت و مجهود مثل عمليات الطباعة و الإرسال البريدي و التخزين.
خيار صديق للبيئة :
عن طريق نظام الفوترة الإلكترونية يتم الحد من أستخدام الأوراق في إرسال الفواتير و الشيكات يومياً ، أو في حفظ و جمع الفواتير مما يساهم بشكل كبير في الحفاظ على البيئة.
أنظمة الفوترة الإلكترونية:
نظم حاسوبية تساعد في إنشاء و تسليم الفواتير الإلكترونية ،
الخطوات التي تمر بها الفاتورة في نظام الفوترة الإلكترونية:
- جمع بيانات فواتير العملاء في النظام.
- إنشاء فواتير العملاء عن طريق نظام الفوترة.
- تمرير الفاتورة إلى نظام الفوترة.
- جمع الفواتير و إرسالها للعملاء عن طريق الأنترنت.
- يتلقى العميل إشعار بفاتورة جديدة.
التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية :
تتيح المنظومة إمكانية ربطها بأي من برامج تخطيط المؤسسة (ERP) ، و يتم تطبيق هذا التكامل عن طريق مجموعة من واجهات برمجة التطبيقات APIS و التي توفرها الشركة المنفذة للحل الفني .
طريقة التعامل مع العملاء و الممولين بأستخدام منظومة الفوترة الإلكترونية :
أولاً حتى يتم إصدار الفاتورة يطلب النظام الرقم الضريبي للمشتري ، أما في حالة التعامل مع عملاء غير مسجلين ضريبياً يتم إستخدام الرقم القومي بدلاً من الرقم الضريبي.
يتم إنشاء ملف رقمي للممولين و ذلك ليتم التعامل مع المصلحة من خلاله ، و من ثم يتم ربط هذا الملف الرقمي ببيانات الممول المسجلة لدى المصلحة مثل أسم الشركة ، العنوان الرئيسي ، رقم التسجيل الضريبي .
يوجد لكل شركة مفوضيين معتمدين ، و يعد نظام تخطيط الموارد المؤسسي ERP أحد المفوضيين ، فهو يُعتمد بطريقة آمنة لتبادل المستندات مع المصلحة .
يتم توقيع كل فاتورة توقيعاً إلكترونياً و هذا التوقيع يُعد تمثيلاً قانونياً عن الشركة في جميع تعاملاتها .
إصدار الفواتير الإلكترونية و تعديلها :
توفر منظومة الفوترة الإلكترونية إمكانية التعديل على الفواتير عن طريق إصدار إشعار إضافة أو خصم أو إلغاء الفاتورة كلياً و لكن بشرط أن يكون هذا التعديل خلال الوقت المحدد قانونياً للألغاء .
كما يمكن إصدار إشعارات مرتبطة بمجموعة فواتير بدلاً من فاتورة واحدة ، بشرط أن مجموع مبلغ تلك الإشعارات لا يتجاوز مبلغ الفاتورة السابق إصدارها.
تتيح المنظومة إصدار الفواتير باللغتين العربية و الإنجليزية ، و تسمح بتبادل الفواتير و اشعارات الأضافة و الخصم مع الأطراف الأخرى.
إلغاء الفواتير الإلكترونية :
تسمح المنظومة للبائع بإلغاء الفاتورة عند الرغبة في ذلك و لكن في خلال فترة يحددها القانون،
و حينها يقوم البائع بطلب إلغاء الفاتورة على المنظومة و التي بدورها ترسل إخطار بالإلغاء للمشتري.
يمكن للمشتري الموافقة أو الرفض على طلب الإلغاء ، ففي حالة موافقته يتم إلغاء المستند و تصبح حالة الفاتورة على المنظومة (مُلغاه)،
أما في حالة رفضه لا يتم إلغاء المستند و يصبح مستندا صحيحا على المنظومة.
بضائع لا تدخل ضمن منظومة الفوترة الإلكترونية :
لا تدخل البضائع المستوردة ضمن منظومة الفاتورة الإلكترونية ؛ و ذلك لأن مصدر الفاتورة من خارج الدولة ، و لكنها تخضع كمعاملة لمنظومة الفاتورة الإلكترونية عند إعادة بيعها داخل الدولة.
عوائق إستخدام منظومة الفوترة الإلكترونية :
مشاكل الإتصال بالإنترنت :
من الممكن أن تحدث مشاكل في إتصال متجرك بالإنترنت ؛ و هو ما يعيق إصدار الفواتير الإلكترونية لعمليات البيع بمتجرك ، بالإضافة إلى إثارة غضب بعض العملاء نتيجة التأخر في إتمام عملية البيع.
مخاوف تراود العملاء من مشاكل خصوصية المعلومات :
عليك التأكد من شرح مدى أمان نظام الدفع الذي تستخدمه لعملائك ، و كيفية التأكد من ضمان خصوصيتهم عند إستلامهم للفواتير ؛ و ذلك لوجود أحتمالية كبيرة أن يرفض بعض العملاء أستخدام نظام الفوترة الإلكترونية و هذا نتيجة لمخاوف أمن المعلومات و الخصوصية ، فالفواتير و الكشوفات تحتوي على معلومات شخصية حساسة للعملاء.
تنفيذ منظومة الفوترة الإلكترونية :
غالبا ما ستحتاج بعض الوقت حتى يعتاد موظفي شركتك و عملاؤك على استخدام النظام بكفاءة ، فموظفي متجرك بحاجة لتدريب على كيفية استخدام نظام إصدار و إدارة الفواتير ، أما عملاؤك فقد يثير النظام قلقهم في البداية ؛ لذا فأنت بحاجة لإتباع بعض الأساليب لتشجيعهم للإعتماد على هذا النظام.
ماذا نحتاج لإصدار الفواتير الإلكترونية و ما هي متطلبات النظام المستخدم لذلك:
الإتصال بالإنترنت.
ألية تكشف عن اي تلاعب قد يحدث في النظام.
قابل للربط مع أنظمة خارجية.
الإلتزام بشروط أمن المعلومات و البيانات في الدولة.
الخاضعين للائحة نظام الفوترة الإلكترونية :
يخضع للائحة الفوترة الإلكترونية جميع الخاضعين لضريبة القيمة المضافة و أي شخص يقوم بإصدار فواتير ضريبية بالنيابة عن الشخص الأساسي الخاضع للضريبة.
و لكن من هم الخاضعين لنظام ضريبة القيمة المضافة :
كل من يمارس نشاط إقتصادي إذا بلغت إراداته السنوية الحد الإلزامي .
متطلبات حفظ الفواتير الإلكترونية و بياناتها :
بما أنه ترتبط لائحة الفوترة الإلكترونية بلائحة ضريبة القيمة المضافة ؛ فقد أعلنت الهيئة أن لسياسة حفظ الفواتير الإلكترونية نفس متطلبات حفظ الفواتير في لائحة ضريبة القيمة المضافة و هي :
- يجب حفظ السجلات في سيرفر يسمح بالوصول لها.
- على الشخص الخاضع للضريبة حفظ السجلات و الفواتير و المستندات لمدة لا تقل عن ستة سنوات أعتباراً من نهاية الفترة الضريبية.
- وجود الخادم في الدولة ، و إذا كان في الخارج فتوجد محطة تسمح بالوصول لكافة البيانات.
- من حق الهيئة مراجعة البرامج و النظم التي يستخدمها الشخص الخاضع للضريبة في إعداد حساباته.
- إتخاذ كافة الإجراءات الأمنية التي تساهم في فحص البيانات و عدم العبث بها.
هل هناك إجراءات يجب إتخاذها لبدء التعامل بمنظومة الفوترة الإلكترونية ؟
عليك أولاً تحديد إذا ما كنت خاضع للائحة الفوترة الإلكترونية أم لا ، و من ثم تحدد مدى جاهزيتك لإصدار و حفظ الفواتير و الإشعارات بما يتوافق مع الحد الأدنى للمتطلبات و المعايير المنصوص عليها في الائحة ،
كما يجب عليك متابعة القنوات الرسمية للهيئة لمواكبة جميع التفاصيل الأضافية سواء التقنية أو الفنية.
إجراءات تعتبر مخالفة لمنظومة الفوترة الإلكترونية في مرحلتها الأولى :
- إنشاء أكثر من تسلسل للفواتير.
- إصدار فواتير لا تضمن كافة المتطلبات.
- إصدار فاتورة عن طريق برامج الورد و الأكسل.
- حذف الفواتير.
- عدم وجود خاصية لإدارة المستخدمين في النشاط.
مراحل تطبيق منظومة الفوترة الإلكترونية :
يتم تطبيق المنظومة على مرحلتين :
المرحلة الأولى:
بداية من 4 ديسمبر 2021 على جميع التجار و أصحاب المؤسسات إصدار و حفظ فواتير إلكترونية عن طريق نظام إلكتروني بحيث تتضمن جميع متطلبات الفاتورة الضريبية.
المرحلة الثانية:
بداية من 1 يناير 2023 يتم ربط أنظمة الفواتير الإلكترونية بأنظمة الهيئة العامة للزكاة و الدخل حتى يتم مشاركة المعلومات و البيانات .
