إدارة مشروع المؤسسة هي ممارسة إدارة مشاريع متعددة على مستوى الشركة. يتطلب تطوير عمليات قياسية لتبسيط إدارة المشروع عبر الشركة.
الغرض منها هو ربط أهداف وغايات الشركة بالمشاريع الجارية لضمان توجيه الشركة مواردها إلى الأماكن المناسبة في الوقت المناسب. كما يعني أيضًا إدارة العناصر المترابطة بين المشاريع والتأكد من وصول المشاريع إلى خط النهاية في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
إدارة المشاريع المؤسسية (EPM) هي أكثر أنظمة ونظام الأعمال فعالية لتوجيه مؤسستك لتقديم خطة عملك. تعتمد EPM على مبدأ أن رؤية مؤسستك ورسالتها وأهدافها عبارة عن مجموعة من المشاريع. عند التحديد والتخطيط والتكامل والاتصال بشكل فعال ، يتم تزويدك برؤية ثاقبة لقدرة مؤسستك على تحديد أهدافها وتحقيقها. يعد نقل مؤسسة من عرض منعزل إلى عرض 360 درجة لـ EPM تحولًا تقنيًا وثقافيًا.
مديرو المشاريع هم موظفون قياديون يشرفون على المشاريع ، ويقررون النطاق والميزانية وتفاصيل الإنتاج. تساعد استراتيجيات إدارة المشروع مدير المشروع على التكيف مع التغييرات أثناء المشروع ، وتحسين مرحلة التخطيط وتوحيد الفريق نحو هدف مشترك. يمكن أن يؤدي اختيار استراتيجية إدارة المشروع الصحيحة إلى تحديد النجاح العام لهذا المشروع. في هذه المقالة ، نعرض لك عدداً من الاستراتيجيات لإدارة المشاريع لتحسين كفاءة المشروع.
ما هي استراتيجيات إدارة المشاريع؟
استراتيجيات إدارة المشروع هي أساليب القيادة التي يستخدمها مديرو المشاريع لتوحيد فرقهم والتصدي لتحديات معينة. تساعد هذه الاستراتيجيات الجميع على فهم احتياجات المشروع وكيف يريد المدير أن تتقدم كل مرحلة.
لماذا نستخدم استراتيجيات إدارة المشاريع؟
تساعد استراتيجيات إدارة المشروع الفرق على مواجهة تحديات المشروع وزيادة الإنتاجية والوصول إلى أهداف محددة. توفر إستراتيجية إدارة المشروع إطارًا للعمل الجماعي بشكل أفضل وإنتاجًا أعلى ومشاريع أكثر كفاءة. يمكن أن تكلف المشاريع الفعالة وقتًا ومالًا أقل وتزيد من الربحية الإجمالية للمشروع.
- فيما يلي استراتيجيات لإدارة المشاريع لزيادة الكفاءة والإنتاجية:
- حدد أهدافك مبكرًا واجعلها قابلة للتكيف
يعد تحديد الأهداف جزءًا من مرحلة تخطيط المشروع التي تمر عبر المشروع بأكمله مع تغير احتياجاتك. تساعد الأهداف المحددة بوضوح الفريق على التركيز على نتيجة مشتركة وتوفير التوجيه للمشروع. يمكن للمديرين تحديد الأهداف في وقت مبكر واستخدام هذه الأساليب لتشجيع القدرة على التكيف أثناء الإنتاج:
- تحديد التغييرات الواردة.
- إبقاء الفريق على اطلاع.
- التخطيط للتحديات.
- فهم نطاق المشروع
نطاق المشروع هو حجم المشروع، والذي يمكن أن يؤثر على الميزانية واحتياجات العمل والكفاءة العامة للمشروع. تتطلب المشاريع الأكبر حجمًا مزيدًا من العمالة والمواد ، والتي يمكن أن تزيد الميزانية وتتطلب قيادة أقوى. يساعد فهم نطاق المشروع مديري المشاريع على تخصيص الموارد في الأماكن الصحيحة ويوفر نظرة أكثر واقعية للجدول الزمني للمشروع. ابحث في احتياجات المشروع واحتياجات العميل واحتياجات الفريق من أجل تلبية أهداف المشروع.
- التواصل مع العملاء وأعضاء الفريق
الاتصال ضروري لتقدم المشروع لأنه يساعد الجميع على فهم احتياجات المشروع والتحديات المحتملة التي يمكن أن يواجهوها. التواصل مهم أيضًا لفهم توقعات العميل والتكيف مع تغير المشروع. يشمل التواصل الجيد محادثة واضحة وموجزة وردود فعل صادقة ولغة جسد إيجابية. يمكن أن تعزز لغة الجسد التواصل اللفظي من خلال تعزيز الكلمات التي تقولها بإيماءات إيجابية.
- تشجيع العمل الجماعي
العمل الجماعي مهم للمشروع لأن العديد من المشاريع تتطلب جهود العديد من الأشخاص أو الإدارات التي تعمل معًا. يساعد تشجيع العمل الجماعي في الحفاظ على تركيز الموظفين على قوة العمل معًا. كقائد، يمكنك تشجيع العمل الجماعي من خلال المشاركة في المشروع لتكون مثالاً يحتذى به، وتوفير الأدوات المناسبة للمشروع والتواصل مع أعضاء الفريق حول التغييرات والتقدم وتسلل النطاق.
- ضع توقعات واضحة
تعمل التوقعات الواضحة على تقليل هامش الخطأ لأنها توحد الجميع وفقًا لنفس الإرشادات. على سبيل المثال، توقع أن ينتهي المشروع في الأسبوعين المقبلين يجعل الجميع يركزون على الموعد النهائي ويوفر فهمًا متبادلًا للعميل والفريق والقيادة.
- إدارة مخاطر المشروع
تأتي بعض المشاريع مع مخاطر أو آثار مالية، والتي يمكن أن تؤثر على النتيجة الإجمالية للمشروع. ضع في اعتبارك إجراء تحليل للمخاطر قبل بدء المشروع لتحديد المخاطر وإنشاء حلول محتملة وفهم الضرر المحتمل الذي يمكن أن تحدثه المخاطر. كلما زاد فهم مدير المشروع لمخاطر المشروع، قلت المفاجأة أثناء كل مرحلة من مراحل المشروع.
- استخدم هيكل تنظيم العمل
هيكل تقسيم العمل ، أو WBS ، هو أداة يستخدمها مديرو المشاريع لتقسيم المشاريع إلى مهام يمكن إدارتها للفريق. يساعد هذا في تقسيم المشاريع الكبيرة إلى أهداف أصغر يمكن أن يكون الوصول إليها أسهل في بعض الأحيان.
- توثيق العملية الخاصة بك
تعد مرحلة التوثيق من أهم أجزاء المشروع الناجح لأنها تزود الفريق بدليل مكتوب يوضح كيفية تقدم المشروع. بعد نجاح المشروع، يمكن لمدير المشروع مراجعة المستندات مع الفريق لتحديد المكان الذي حققوا فيه الأهداف، وأين تميزوا وأي تحديات واجهوها؟ يعد هذا مصدرًا ممتازًا لتخطيط المشاريع المستقبلية لأنه يوفر نموذجًا للنجاح والتحقق الكتابي من قدرات الفريق.
- اسمح بردود الفعل
يمكن أن تساعد التعليقات الواردة من الفرق وأصحاب المصلحة مدير المشروع في تحديد عوامل المشروع الرئيسية التي ربما فاتتهم أثناء المشروع. غالبًا ما يكون لدى الفريق وأصحاب المصلحة منظور مختلف عن مدير المشروع، مما يساعدك في الحصول على فكرة أفضل عن كيفية سير المشروع. يمكنك تسهيل التعليقات عن طريق السؤال مباشرة أو إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة واستطلاعات الرأي.
- الاحتفال بالمعالم
المعالم هي أهداف مهمة يصل إليها الفريق أثناء المشروع. يمكن أن تكون المعالم بمثابة نقطة حشد لأعضاء الفريق وإلهام الدافع. يحتفل مديرو المشاريع بالمعالم مع أعضاء الفريق لتشجيع العمل الجماعي والتواصل. شجع الموظفين بملاحظات إيجابية للوصول إلى المعالم الهامة. يمكنك أن تقول أشياء مثل “أنا فخور حقًا بتقدمك” أو “لقد ألهمني عملك الجاد، استمر في ذلك.”
- إعادة استثمار المدخرات
عندما يكون المشروع فعالاً ، فإنه يوفر المال والوقت ، والذي يمكنك إعادة استثماره في الفريق أو العمل. ضع في اعتبارك إعادة تخصيص الأموال أو الموارد لمشاريع جديدة تساعد في تطوير مهارات الفريق أو توسيع نطاق الأعمال. على سبيل المثال ، إذا أكملت مشروعًا تحت الميزانية، فيمكنك إعادة استثمار هذه الأموال في برنامج تطوير الموظفين مثل الاتصال أو التدريب على البرامج.
- تعيين أفضل المرشحين
يمكن أن يكون لمهارات الفريق تأثير إيجابي على كفاءة المشروع، مما يجعل عملية التوظيف ضرورية لمشاريعك. يمكن أن يؤدي العثور على المرشحين المناسبين إلى تزويد الفريق بمهارات قيمة ومساعدة المشاريع على التقدم بسرعة. ضع في اعتبارك استخدام خدمة التوظيف أو موقع تقديم الوظائف لإصلاح عملية التوظيف وطرح أسئلة مقابلة أكثر تقدمًا ، مثل:
- ما هي أعظم مهارة لديك؟
- كيف تعمل تحت الضغط؟
- كيف تنقل التحديات لفريق القيادة؟
- كيف تتعامل مع التغييرات المفاجئة في المشروع؟
